Cách tìm softphone phù hợp cho doanh nghiệp của người dùng

Thu HaTr

1.jpg
Khi công nghệ ngày càng phát triển, các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng softphone thay vì điện thoại cố định để đảm bảo hệ thống điện thoại doanh nghiệp của họ dễ tiếp cận hơn và tiết kiệm chi phí hơn. Nhưng softphone có thể không phải là lựa chọn phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Dưới đây là mọi thứ người dùng cần biết về softphone và xác định xem chúng có phải là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của người dùng hay không?

Softphone là gì?
Mặc dù có tên gọi như vậy, nhưng trên thực tế, softphone không phải là một chiếc điện thoại. Softphone là phần mềm cho phép người dùng sử dụng máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng để thực hiện các cuộc gọi qua internet. Phần mềm Softphone thường do nhà cung cấp Giao thức Thoại qua Internet (VoIP) của người dùng cung cấp và hoạt động như một giao diện thân thiện, quen thuộc, hoạt động tương tự như điện thoại truyền thống - người dùng có thể quay số và truy cập các tính năng VoIP của họ (thư thoại, người trả lời tự động, làm không làm phiền, v.v.). Softphone cũng có các tính năng như tắt tiếng, giữ và chuyển.

Softphone hoạt động như thế nào?
Để sử dụng softphone, người dùng cần có máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng có thể truy cập Internet và tai nghe VoIP hoặc quyền truy cập vào micrô và loa trên thiết bị của người dùng. Trong khi loa trong và micrô sẽ hoạt động, tai nghe VoIP phù hợp đảm bảo chất lượng âm thanh tốt nhất có thể bằng cách giảm tiếng ồn xung quanh.

Các tính năng của softphone
Theo Bria , softphones hoạt động giống như một điện thoại truyền thống, cho phép người dùng
  • Thực hiện, nhận và chuyển cuộc gọi
  • Quản lý danh bạ
  • Thiết lập cuộc gọi chờ và không làm phiền
  • Chỉ định các quy tắc để chuyển tiếp cuộc gọi
  • Giữ các cuộc gọi điện thoại di động ở chế độ riêng tư
  • Chia sẻ danh sách liên hệ
  • Nhắn tin tức thì
  • Cuộc gọi video
Softphone có khác với VoIP không?
Không. VoIP là dịch vụ cho phép người dùng thực hiện và nhận cuộc gọi, và "softphone" là phần mềm cung cấp giao diện thân thiện với người dùng trên thiết bị thông minh của người dùng.

Ưu nhược điểm của softphone
Softphone mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt là khi các chủ doanh nghiệp ngày càng kỳ vọng cao vào hệ thống điện thoại và yêu cầu các giải pháp linh hoạt, đáng tin cậy cho phép nhân viên của họ luôn có mặt qua điện thoại, bất kể ở đâu.

Ưu điểm của Softphone
Tiết kiệm chi phí
Lợi ích lớn nhất của softphone là chi phí thấp. Chỉ cần một thiết bị thông minh hoặc có kết nối Internet và tai nghe - và phí bảo trì được bao gồm trong phí dịch vụ hàng tháng của người dung là có thể sử dụng ứng dụng này. Hầu hết các dịch vụ bao gồm cuộc gọi video và hội nghị, có nghĩa là người dùng sẽ không phải trả thêm tiền cho các dịch vụ đó. Softphones giúp người dùng cắt giảm chi phí phần cứng, dịch vụ điện thoại và bảo trì, vì việc nâng cấp hệ thống của người dùng cũng đơn giản như cập nhật phần mềm. Ngoài ra, softphone giúp người dùng có thể thực hiện các cuộc gọi quốc tế với một phần nhỏ chi phí của các khoản phí liên quan đến việc thực hiện cuộc gọi quốc tế theo cách truyền thống.

Khả năng mở rộng
Việc chọn một hệ thống điện thoại doanh nghiệp dựa trên phần mềm cũng mang lại khả năng mở rộng doanh nghiệp của người dùng - hệ thống softphone của người dùng có thể dễ dàng điều chỉnh khi doanh nghiệp của người dùng phát triển.

Tính linh hoạt
Một lợi ích lớn khác của softphone là tính linh hoạt của chúng. Vì người dùng có thể sử dụng softphone của mình từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet, người dùng có thể thực hiện và nhận cuộc gọi từ mọi nơi trên thế giới từ điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính của mình. Điều này làm cho softphone trở nên lý tưởng cho các doanh nghiệp có nhiều địa điểm, người làm viễn thông hoặc khách du lịch thường xuyên. Softphones cũng bảo vệ quyền riêng tư của một người; người dùng không còn phải sử dụng hoặc cung cấp số cá nhân của mình.

Tích hợp dễ dàng
Tích hợp cũng ngày càng quan trọng. Ví dụ: nhiều softphone có thể tích hợp với nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để mọi cuộc gọi đến đều gọi đến đúng địa chỉ liên hệ trong hệ thống của người dùng.

Dễ sử dụng
Theo Pinnacle Telecom , một lợi ích lớn khác của hệ thống softphone là chúng dễ sử dụng. Do chúng ta đang ở trong thời đại mà việc có kiến thức máy tính cơ bản là phổ biến, các hệ thống softphone đặc biệt dễ sử dụng đối với hầu hết mọi người. Thay vì phải loay hoay với các nút trên điện thoại, các hệ thống này có thể được điều khiển chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Nâng cấp dễ dàng
Không giống như phần cứng, phải được thay thế hoàn toàn sau khi bị lỗi thời, phần mềm có thể dễ dàng nâng cấp. Hơn nữa, phần mềm đó được cấp phép, các bản nâng cấp sẽ tự động xảy ra mà không cần phải mua phần mềm mới.

Sự hiện diện của nhân viên
Theo 888 VoIP , một lợi ích chính khác của softphone là sự hiện diện của nhân viên. Đặc biệt, sự hiện diện trong thời gian thực là một trong những yếu tố quan trọng để quản lý cuộc gọi hiệu quả. Sử dụng softphone để bàn, người dùng sẽ có thể xem nhân viên có đang làm việc hay không.

Lưu trữ cuộc gọi điện video
Theo Lingo , một lợi ích chính của softphone là chúng cho phép người dùng tổ chức các cuộc gọi điện video. Không giống như một chiếc điện thoại bàn thông thường, người dùng có thể gọi cho ai đó theo cách thông thường hoặc người dùng có thể kết nối với họ qua cuộc gọi video. Đây là một tính năng đặc biệt hữu ích trong đại dịch COVID-19. Mặc dù nhiều khách hàng và công ty thích gặp mặt trực tiếp, nhưng tùy chọn này thường được coi là một giải pháp thay thế phù hợp. Điều này cho phép người dùng tham gia vào hội nghị mà không cần phải rời khỏi sự thoải mái của nhà riêng hoặc văn phòng của họ. Hơn nữa, do các cuộc gọi đang được thực hiện từ ứng dụng, không cần phải mua điện thoại thông minh đắt tiền hoặc thiết bị đắt tiền khác để làm như vậy.

Dễ dàng truy cập các cuộc gọi đã lưu
Một lợi ích tuyệt vời khác của softphone là chúng cho phép người dùng dễ dàng truy cập các cuộc gọi điện thoại đã ghi âm. Theo AirCall , do ứng dụng sử dụng các giải pháp dựa trên đám mây, điều này giúp việc truy cập các cuộc gọi điện thoại đã ghi âm dễ dàng hơn nhiều. Đặc biệt, các cuộc gọi đã ghi thường có thể được truy cập bằng cách chỉ cần nhấp vào liên kết đến một tệp trực tuyến được tạo tự động sau mỗi cuộc gọi. Các liên kết này có thể được lưu trữ và chia sẻ chỉ với một nút bấm đơn giản.

Dịch vụ không bừa bộn
Ngoài ra, theo Taraspan , lợi ích tuyệt vời của việc sử dụng softphone là nó là một dịch vụ không xảy ra bừa bộn. Do hầu hết các công ty và doanh nghiệp gia đình đang cố gắng tìm ra những cách tốt nhất để tối đa hóa không gian đồng thời loại bỏ virus, việc tìm kiếm những cách tốt nhất để nâng cấp không gian của người dùng mà không tạo thêm sự lộn xộn là điều cần thiết.

Trong nhiều trường hợp, bàn làm việc chứa nhiều vật dụng như máy tính, điện thoại, vật dụng,… có thể khiến việc vệ sinh thường xuyên trở nên khó khăn hơn. Điều này có thể quản lý rất nhiều khi người dùng xử lý không gian hạn chế và cố gắng loại bỏ khả năng lây lan vi trùng qua các bề mặt không sạch. Tuy nhiên, softphone giúp loại bỏ sự lộn xộn không cần thiết, vì softphone về cơ bản chỉ là một ứng dụng được cài đặt trên thiết bị của người dùng.

Nhược điểm của Softphone
Mặt khác, nhược điểm của softphone là như sau.

Người dùng phải có kết nối internet đáng tin cậy.
Tuy nhiên, softphone có thể không phải là giải pháp phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Chúng không phải là một lựa chọn khả thi cho các doanh nghiệp không có kết nối internet đáng tin cậy. Softphone hoàn toàn dựa trên internet - chúng không hoạt động tốt (hoặc hoàn toàn) nếu không có kết nối internet mạnh. Đảm bảo kết nối của người dùng đáng tin cậy và an toàn và không bị ngắt.

Thiết bị của người dùng phải được cập nhật.
Thứ hai, hãy kiểm tra xem thiết bị của người dùng có được cập nhật và hoạt động tốt không vì quyền truy cập softphone cũng phụ thuộc nhiều vào thiết bị được sử dụng cho cuộc gọi.

Chất lượng có thể không nhất quán.
Thứ ba, người dùng sẽ cần xác định cách người dùng và nhân viên sẽ thực hiện và nhận cuộc gọi của mình, tức là người dùng sẽ sử dụng loa và micrô đi kèm trên thiết bị của mình hay người dùng sẽ mua tai nghe. Softphone có thể không phải lúc nào cũng cung cấp chất lượng cuộc gọi giống như điện thoại truyền thống, đặc biệt là khi sử dụng micrô và loa trong của thiết bị.

Cách chọn softphone
Khi chọn softphone tốt nhất cho doanh nghiệp của người dùng, hãy cân nhắc giữa các tính năng và chi phí. Trong khi softphone phần lớn được coi là một lựa chọn chi phí thấp so với các hệ thống điện thoại khác, chi phí dịch vụ hàng tháng và các tính năng khác nhau tùy theo nhà cung cấp.

Khi đánh giá chi phí, hãy suy nghĩ cẩn thận về những tính năng người dùng có thể và không thể làm nếu không có. Nhiều nhà cung cấp cung cấp các phiên bản phần mềm miễn phí, giới hạn của họ, có thể phù hợp với người dùng, tùy thuộc vào nhu cầu của người dùng. Thực hiện một phân tích để xem mỗi nhà cung cấp so sánh như thế nào về các tính năng và chi phí để đảm bảo hiệu quả tốt nhất cho đồng tiền của người dùng. Các tính năng người dùng nên tìm bao gồm thư thoại, chuyển tiếp và chuyển cuộc gọi, gọi lại, giữ, trả lời tự động và bỏ qua cuộc gọi.

Người dùng cũng nên xem người dùng sẽ cần bao nhiêu điện thoại, hoặc dòng. Chọn một nhà cung cấp có thể dễ dàng hỗ trợ số dòng người dùng cần.

Tiếp theo, hãy xem xét hệ điều hành. Không phải tất cả các softphone đều tương thích với mọi hệ điều hành, vì vậy điều quan trọng là phải chọn phần mềm hoạt động với hệ điều hành của người dùng, có thể là macOS, Windows, iOS hoặc Android. Ngoài ra, hãy kiểm tra xem softphone tích hợp với những hệ thống nào khác, chẳng hạn như CRM, Giao thức truy cập thư mục nhẹ (LDAP) hoặc Outlook.

Người dùng cũng phải đảm bảo rằng softphone của người dùng hỗ trợ cùng một giao thức với nhà cung cấp VoIP. Các giao thức xác định cách dữ liệu được xử lý và truyền qua mạng. Có nhiều giao thức được hỗ trợ bởi các dịch vụ VoIP và softphone, bao gồm SIP, H.323 và MGCP.

Hãy thử gọi cho nhà cung cấp để xem họ cung cấp loại hỗ trợ nào. Họ có cung cấp hỗ trợ khắc phục sự cố 24/7 không? Những bước nào được thực hiện nếu có sự cố? Làm thế nào để có thể thêm hoặc bớt đường truyền?

Cuối cùng, hãy xem nhà cung cấp ung cấp loại biện pháp bảo mật nào. Các softphone dễ bị tấn công do tính chất dựa trên internet, vì vậy dữ liệu của người dùng cần được bảo vệ để chống lại các vi phạm.

Các apps phổ biến
Có nhiều tùy chọn để người dùng có thể tải softphone. Đây là một số nhà cung cấp phổ biến:
  • 8x8 : 8x8 bao gồm softphone văn phòng ảo trong gói Virtual Office mà không phải trả thêm phí. Người dùng có thể quản lý các tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, cuộc gọi chờ và cuộc gọi ba chiều.
  • RingCentral : RingCentral bao gồm softphone của nó với phần mềm RingCentral for Desktop. Nó tích hợp hoàn hảo với các chương trình quản lý liên lạc và dễ dàng chuyển cuộc gọi giữa các thiết bị.
  • Ooma : Ứng dụng di động của Ooma hoạt động trên mọi thiết bị iOS hoặc Android. Nó cung cấp một giao diện trực quan, dễ sử dụng trên điện thoại thông minh của người dùng. Các tính năng bao gồm quay số mở rộng, chuyển cuộc gọi, gọi hội nghị và chế độ không làm phiền.
  • Jive : Jive cung cấp khả năng tích hợp dễ dàng với các ứng dụng quản lý liên hệ như Outlook và có nhiều tính năng, chẳng hạn như giám sát sự hiện diện, phân tích cuộc gọi, E911 và nhóm đổ chuông.
  • Cisco : Cisco là một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp lớn hoặc doanh nghiệp, vì nó có thể hỗ trợ nhiều nhân viên và có các tùy chọn quản lý linh hoạt.
Nguồn:
 
Sửa lần cuối:
Top